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丁一 李雨薇 陶蕊 | 數智化驅動的中小型企業輕量化內控體系構建研究
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數智化驅動的中小型企業 輕量化內控體系構建研究 丁一 李雨薇 陶蕊 摘要:隨著數字經濟深度發展與監管合規要求日益嚴格,中小型企業面臨轉型升級與風險防控的雙重壓力。傳統內控體系因其復雜性、高成本與資源需求,與中小型企業資源稟賦不匹配。本文結合數智化技術發展趨勢,系統構建“數字化與智能化驅動的輕量化內部控制體系”概念,探索低成本、高效能的內控創新方案。 關鍵詞:中小型企業;輕量化內控;數智化;內控創新;風險預警 在數字經濟蓬勃發展的背景下,中小型企業迎來更多的機遇和挑戰。數字化轉型推動企業增長,但同時也帶來更高的合規要求和更復雜的風險環境。傳統內控體系因其高復雜度和高成本,難以匹配中小型企業資源有限、業務靈活的特點。為此,中小型企業需要探索兼顧合規與實際需求的內控創新路徑。 隨著云計算、大數據、人工智能等數字技術的快速發展,構建低成本、高效率的輕量化內控體系得以實現。本研究結合數智化發展趨勢,提出構建“數字化與智能化驅動的輕量化內部控制體系”理論框架,研究資源投入最小化與管理效能最大化的實現路徑,為中小型企業實現高質量發展提供理論依據與實踐指導。 一、中小型企業內控現狀與數智化挑戰 (一)中小型企業內控建設面臨的典型問題 1.制度體系與執行脫節 許多中小型企業為滿足外部監管或融資需求,簡單照搬大企業內控模板或咨詢公司標準化方案,導致“紙上內控”與實際業務脫節。表現為:制度過于復雜,員工理解困難,執行成本高;制度與業務需求不匹配,員工抵觸心理強,存在變相規避行為;內控淪為擺設,內控活動多在外部審計或檢查前臨時開展,未能真正發揮風險防控作用。 2.動態適應性不足 中小型企業處于成長階段,業務模式和組織結構經常調整,而傳統內控體系修訂周期長、調整成本高,難以適應快速變化的業務需求,容易形成管理阻礙。同時,風險形態也在不斷演變,特別是數字化時代的信息安全、數據合規、算法公平性等新型風險,傳統內控框架往往反應滯后、應對不足,中小型企業對防范新型風險的覆蓋存在明顯短板。 3.技術應用水平低 中小型企業信息化基礎普遍薄弱,內控工作仍主要依靠人工執行與監督,效率低下且易出錯。具體表現為:技術投入不足,內控無法實現自動化,增加了運行成本;數據分析能力不足,無法利用數據進行風險預警,降低了內控的有效性;內控信息化與業務系統割裂,很少企業實現了內控與業務系統的集成,造成內控執行與業務流程的“兩張皮”現象。 (二)數智化時代給中小型企業內控帶來了新的挑戰 1.數據安全與隱私保護風險 隨著數字化轉型,中小型企業積累了大量業務數據和客戶信息,但數據安全意識和技術防護能力普遍不足。只有少數中小型企業制定了數據分類分級管理制度,部分企業曾發生過數據泄露事件。目前,《中華人民共和國數據安全法》《中華人民共和國個人信息保護法》《中華人民共和國網絡安全法》等法規對數據治理提出更高要求,加大違規處罰力度,也增加了中小型企業合規壓力。同時,隨著數據要素市場化,如何平衡數據價值挖掘與合規使用成為新課題,多數中小型企業缺乏專業指導和實操方案。 2.信息系統依賴與穩定性風險 數字化程度提升使中小型企業對信息系統的依賴度顯著增強,一旦系統癱瘓,業務將無法開展。然而,中小型企業IT基礎設施建設和運維能力普遍薄弱:IT人員比例低,IT預算有限,多數企業未建立完善的業務連續性計劃。系統安全事件可能造成數天的業務中斷和直接經濟損失,風險暴露明顯[1]。 3.第三方服務風險 中小型企業數字化轉型多依賴第三方云服務、SaaS平臺等,這引入了供應商管理、服務連續性、數據權屬等新型風險,多數企業未與供應商簽署數據安全和服務水平保障協議,也未制定供應商退出機制和數據遷移等應急方案。實踐中,第三方服務終止或數據遷移困難導致業務中斷案例,造成運營影響和經濟損失[2]。 4.數字能力差距 數智化背景下,內控工作需要數據分析、信息安全、隱私計算、API治理等新型能力,而中小型企業在這些領域存在明顯能力差距。大多數中小型企業缺乏數據分析人才,也很少開展信息安全培訓,企業管理層對新興數字技術理解有限。數字化轉型速度與內控能力提升不同步,形成“數字鴻溝”,中小型企業數字化業務發展水平超出了風險管控能力的情況在增加,風險敞口持續擴大[3]。 二、數智化驅動的輕量化內控體系構建 (一)數智化輕量化內控的概念與特征 (1) 風險聚焦:區別于傳統內控“全覆蓋”思路,數智化輕量化內控遵循“二八法則”和“風險導向”原則,聚焦影響企業生存發展的關鍵風險,優先配置有限資源;實踐驗證,對中小型企業而言,聚焦管控核心風險比追求全面覆蓋更具成本效益。 (2) 數據驅動:從“經驗判斷”轉向“數據決策”,基于業務數據實現風險的自動識別與預警,將會替代傳統的人工控制點;內控決策建立在數據分析基礎上,而非主觀經驗,提高了風險識別的準確性和預警的及時性。 (3) 技術支撐:利用云計算、移動應用、自動化工具等低成本、易部署的數字工具降低內控實施門檻和運行成本;通過技術手段彌補人力資源不足,降低內控對專業人才的依賴。 (4) 智能監控:利用規則引擎、異常檢測算法等技術,實現對異常交易和風險行為的自動識別、實時監測與主動預警;從“事后稽核”轉向“實時監控”和“預測預防”,提高內控的時效性。 (5) 彈性適配:內控措施根據業務特性、發展階段和風險變化動態調整,確保控制強度與風險水平、業務需求相匹配;避免過度控制或控制不足,保持內控與業務的協調發展。 (6) 過程融合:將控制點嵌入業務流程,實現“無感控制”,降低執行阻力;內控由“獨立系統”轉變為“業務基因”,融入日常經營活動[4]。 (二)數智化輕量化內控實施模型 本文提出“風險畫像-數字賦能-智能監控-閉環優化”的數智化輕量化內控實施模型: 1.風險畫像:精準識別關鍵風險 數智化背景下,中小型企業可通過數據分析實現風險的精準識別。企業可分析業務數據發現應收賬款異常增長、庫存周轉率下降、盈利率波動等風險信號,同時建立結構化風險數據庫積累內外部風險事件信息,分析歷史風險模式識別前兆信號。此外,還可以利用可視化技術繪制風險關聯圖譜,可清晰展現業務流程中的風險關聯點和擴散路徑,形成完整的風險傳導鏈視圖。 風險量化與排序是中小型企業風險管理的關鍵環節。企業可采用簡化的5×5風險矩陣,基于歷史數據計算風險發生概率和影響程度,生成直觀的風險熱力圖。還可以通過ABC分類法將風險分為高危、中度和低危三級,使企業能夠聚焦資源優先應對“高頻+高影響”的A類風險。同時,計算風險調整后收益率,這樣可以客觀評估各業務活動的風險收益比,為資源配置提供數據支持。 情景模擬與壓力測試為中小型企業提供風險預判能力。企業可利用簡易模擬工具,測試客戶違約、供應商斷供、原材料價格波動等關鍵風險事件對企業現金流和運營的實際影響,明確風險承受能力邊界。通過設計“生存測試”,企業能評估在極端不利情況下的生存能力和必要的資源儲備水平。基于壓力測試結果,企業可確定適當的控制措施和預警閾值,制定有針對性的應急預案,增強企業面對突發風險的韌性。 2.數字賦能:降低內控實施門檻 數智化時代,中小型企業可利用低成本技術工具降低內控實施門檻。 中小型企業可通過低成本數字工具實現內控數字化轉型。利用釘釘、企業微信等協同平臺的流程審批功能,企業能夠將傳統紙質審批轉為線上操作,不僅留下完整審批痕跡,還能顯著提高審批效率。采用財務云、采購云、合同云等SaaS服務模式,企業可以月租形式替代大額一次性投入,既降低了技術門檻,又減少了后期維護成本,大幅節約總體擁有成本。此外,借助免費的Excel+宏分析工具開發簡易監測模板,實現基礎數據的常態化監控,這類工具學習曲線平緩,普通員工經過短期培訓即可掌握應用。 移動端優先策略為中小型企業內控賦予時空靈活性。通過開發輕量化移動審批應用,管理人員可隨時隨地進行業務審批,有效加快決策流程,將傳統審批時間大幅縮短。設計移動端風險預警功能,實現異常情況的即時推送通知,使風險響應時間從小時級縮短至分鐘級,極大提升風險處置的時效性。此外,利用移動終端進行遠程監督和數據采集,如外勤簽到、現場檢查和圖像證據收集,既降低了傳統現場監督的人力成本,又提高了數據的真實性和完整性。 流程數字化與自動化是中小型企業內控轉型的關鍵環節。首先需要梳理銷售訂單、采購付款、費用報銷等關鍵業務流程,然后設計標準化數字流程表單,實現業務全流程可視化和可追溯,增強過程管控能力。對常規重復性內控任務實施自動化處理,如自動對賬、異常交易標記和額度控制等,減少人工干預和錯誤率。同時,通過構建包含電子簽名、操作日志和審批記錄在內的完整電子證據鏈,不僅可以降低合規舉證成本,還能有效減少業務爭議的解決時間和處理成本,提升內控的有效性和可靠性。 3.智能監控:實現風險預警與異常識別 數智化背景下,中小型企業可突破傳統人工監督局限,構建智能化風險監控體系。 智能預警機制是中小型企業數智化內控的核心環節。企業可針對盈利率、資產負債率、客戶賬期等關鍵業務指標設置預警閾值,建立“紅黃綠”三級預警體系,實現業務異常的提前發現。同時,構建包括交易頻次、審批時間、授權范圍等多維度異常監測模型,全方位捕捉風險信號。通過分級預警響應機制,使企業能夠根據風險等級觸發不同層級的審查和處置流程,確保低風險事件在基層得到及時處理,讓管理層聚焦于高風險事件的決策與干預,優化管理資源配置。 行為分析與異常識別為內控體系提供深層防護能力。通過分析用戶日常操作行為,企業能夠建立正常行為基線,從而識別非常規時間登錄、批量數據導出、異常權限使用等可疑操作模式。對重要業務數據變更建立全面審計跟蹤,記錄“誰在什么時間做了什么”的完整證據鏈,確保數據管理的全程可追溯,增強責任認定的精準性。借助簡單規則引擎,企業還可自動識別拆分采購規避審批、關聯交易隱匿等異常業務模式,及時發現并阻斷潛在的合規風險和舞弊行為。 可視化監控與決策支持工具使內控管理更加直觀高效。企業可建立風險監控數字看板,直觀展示風險分布、發展趨勢和重點關注事項,提高風險識別效率和溝通清晰度。通過設計風險趨勢分析報告,展示關鍵風險指標的變化趨勢和預測結果,為管理層提供數據支持,增強決策準確性。同時,構建內控健康狀況儀表盤,實時展示控制執行率、風險預警數量、異常事件處理率等關鍵指標,提高管理層對內控狀況的關注度和風險意識,促進內控管理從被動應對向主動防控轉變,形成全員參與的風險管理文化。 4.閉環優化:實現內控體系持續改進 三、數智化輕量化內控應用案例分析 L公司是一家員工150人的服務型企業,業務人員經常跑外勤,傳統內控手段難以覆蓋外部業務場景。L公司遂決定采用"移動端優先"策略實施輕量化內控,具體措施如下: 一是移動端風險管控。開發移動端審批小程序,實現項目立項、報價審批等業務的隨時隨地審批;設計電子合同簽署流程,確保合同條款合規并留存電子證據;構建移動端費用報銷系統; 二是遠程監督與取證。利用移動終端實現項目現場監督,通過照片、視頻等方式記錄服務交付過程;實施客戶電子簽名確認,減少服務爭議;設計遠程質檢流程,確保服務質量達標; 三是實時異常監控。對異常的定價行為實施實時監控,防范價格違規風險;監測服務人員異常操作,如頻繁修改訂單、多次取消服務等;建立客戶投訴快速響應機制,及時發現和解決服務問題。 通過一段時間的運行以及評估反饋和比對,L公司在內控管理效率方面得到了大大提升。 四、研究建議 基于以上分析,本文建議,中小型企業在構建數智化輕量化內控體系時,應重點關注以下幾個方面: 首先,企業需徹底摒棄“大而全”的傳統內控思維,轉而采用“輕量化+數智化”策略,精準聚焦關鍵風險領域。具體而言,應通過風險評估識別對企業生存和發展影響最大的前20%風險點,集中80%的內控資源進行管控;針對不同風險等級采用差異化控制策略,對高風險領域設置嚴格控制點,對中低風險領域適當簡化控制流程;同時,避免機械照搬大型企業內控體系,結合自身業務特點和組織架構,設計符合企業實際的內控措施,確保內控資源投入產出最大化。 其次,中小型企業應充分利用云服務、移動應用等低成本數字工具,降低內控實施門檻。可考慮采用SaaS服務替代自建系統,降低前期投入和維護成本;積極運用移動辦公工具實現審批、監督和預警的移動化,提升內控效率;開發輕量化內控組件,實現與業務系統的無縫集成;探索運用開源軟件和免費工具搭建基礎內控平臺,通過“小投入、快見效”的方式逐步提升數字化內控能力。 再次,企業需建立內控與業務的深度融合機制,避免內控成為業務的“絆腳石”。關鍵舉措包括:在業務流程設計階段即嵌入內控要素,實現“流程內控一體化”;開展內控體驗優化,簡化操作步驟,減少冗余環節,降低用戶操作成本;設計彈性審批機制,對不同風險級別業務應用差異化審批流程,實現“風險適配”;建立內控協調機制,在業務部門設置內控協調員,促進業務與內控的日常溝通;定期組織內控與業務部門共同發現內控痛點并優化解決方案,培養“內控即服務”的理念,使內控從“管控者”轉變為“創造者”。 最后,中小型企業應加強數字化能力建設,培養既懂業務又懂技術的復合型內控人才。可通過制定數字化人才發展計劃,明確關鍵崗位的數字化能力要求;開展系統的數字技能培訓,包括數據分析、流程自動化、風險識別等方面的實操技能;組建跨部門內控數字化工作小組,促進IT、業務和內控人員的知識交流與協作;同時,可靈活運用外部資源,如聘請專業機構提供數字化內控顧問服務,或采用眾包方式解決特定內控技術難題。企業還應建立激勵機制,鼓勵員工積極探索和應用數字技術創新內控方法,形成持續學習與創新的組織文化。 參考文獻 [1]陳可欣.數智化轉型背景下深化企業內部控制建設研究[J].審計與理財,2023,427(02):57-58. [2]王智平.數智化背景下企業會計數據治理研究[D].中國財政科學研究院,2022. [3]王曉釗,沈海燕.數智化時代風險評估與內部控制評價體系研究[J].工信財經科技,2024,24(06):80-91. [4]劉玉.數智化時代下企業內控管理模式的探討[J].中國電子商情,2024,1163(22):69-71. [5]王建文.數智化風控手段在企業內部控制中的應用探究[J].財會學習,2024,417(28):164-166. | |||||
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